Cách sử dụng tiết kiệm hiệu quả giấy In, giấy photo cho nhân viên văn phòng
Máy photocopy là một trong những thiết bị không thể thiếu tại bất kỳ văn phòng làm việc, trường học, bệnh viện hay bất cứ cơ quan nào. Với nhu cầu ngày càng cao, chúng ngày càng được các nhà sản xuất đầu tư nâng cấp, trang bị nhiều hệ thống thông minh như hệ thống tiết kiệm điện, hệ chống chống kẹt giấy… thật sự giúp ích rất nhiều cho công việc văn phòng.
Nhưng bạn có biết rằng một bản photocopy chất lượng có hơn 50% sự góp mặt của giấy photocopy? Vậy làm sao để có thể sử dụng giấy photocopy mang lại hiệu quả cao nhất? Câu trả lời được cung cấp ngay sau đây!
1. Gợi ý cách sử dụng giấy in, giấy photo hiệu quả cho văn phòng
Sử dụng giấy in một cách khoa học có thể mang lại rất nhiều lợi ích từ việc tiết kiệm được chi phí hàng tháng cho đến giúp cho máy photocopy hoạt động thật hiệu quả và góp phần nâng cao, kéo dài tuổi thọ của máy photocopy.
Một số gợi ý được đưa ra sau đây:
2. Bảo quản giấy photo cẩn thận và đúng cách
Giấy photocopy nếu như kém chất lượng, bị ẩm, bị cong có thể khiến máy photocopy xuất hiện tình trạng kẹt giấy và có thể ảnh hưởng đến hoạt động của máy, nặng nhất có thể khiến máy photocopy ngưng hoạt động.
Vì vậy vấn đề bảo quản giấy nên được đặt lên hàng đầu, nếu giấy chưa sử dụng nên để kín trong hộp.
Không được đặt giấy tại các vị trí có độ ẩm cao, gần ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp hay gần vòi nước…
Lần đầu tiên khi thực hiện in ấn trong ngày nên đặc biệt kiểm tra và đảm bảo chất lượng của giấy.
Vị trí đặt và bảo quản giấy tốt nhất phải đảm bảo khô ráo thoáng mát, có nhiệt độ phù hợp, độ ẩm vừa phải, không có côn trùng, chuột gián…
3. Xử lý ngay nếu máy xuất hiện tình trạng kẹt giấy
Có thể bạn chưa biết, tình trạng kẹt giấy xuất hiện thường xuyên có thể là do máy gặp vấn đề một bộ phận nào đó, do bánh xe, trục quay bị mài mòn sau thời gian hoạt động quá nhiều nhưng không được bảo dưỡng thường xuyên hoặc có thể là do giấy photocopy kém chất lượng.
Lỗi kẹt giấy chẳng những làm chậm trễ công việc, khiến bạn tốn thời gian gỡ giấy kẹt ra khỏi máy mà chúng còn làm bạn tốn nhiều giấy hơn. Khi vấn đề này xảy ra, bạn nên lưu ý kiểm tra và giải quyết ngay để bảo vệ máy photocopy.
4. Tập thói quen tiết kiệm giấy
Giấy in hay giấy photocopy là một trong những vật phẩm tốn kém nhất hàng tháng được kể đến tại văn phòng, nếu bạn là một nhà quản trị bạn nên tập cho nhân viên của mình có thói quen tiết kiệm giấy.
Vài gợi ý được đưa ra như:
- Đưa ra nội quy sử dụng giấy tiết kiệm: Có thể quy định việc tài liệu nào cần in ấn ra sao, hướng dẫn cách in ấn 2 mặt tài liệu, cách bố trí nội dung sao cho phù hợp…
- Đưa ra hạn mức sử dụng giấy phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên cụ thể.
- Những tài liệu không cần thiết có thể đổi sang lưu trữ dạng file, vừa tiết kiệm giấy vừa tiết kiệm không gian lưu trữ.
5. Sử dụng giấy in chất lượng
Điều quan trọng nhất không được bỏ qua đó là phải sử dụng những loại giấy chất lượng cao. Không được vì tiết kiệm mà sử dụng những loại giấy in kém chất lượng, giấy kém chất lượng có rất nhiều bụi, những hạt bụi này khi đi vào các bộ phận của máy như trống, hộp từ có thể khiến các bộ phận này hư hỏng và xuất hiện vấn đề. Khi đó, chi phí sửa chữa sẽ tốn kém gấp nhiều lần.
Giấy photo nên chọn đúng kích cỡ phù hợp với máy cũng như không nên quá dày không nên quá mỏng. Giấy quá mỏng khi đi qua lô sấy với nhiệt độ cao rất dễ bị cong, vênh.
Loại bỏ ngay những tờ giấy xuất hiện tình trạng ẩm ướt, cong, nhăn…
Sắp xếp và đặt giấy thật ngay ngắn, đúng vị trí được quy định sẵn.